内定辞退後の履歴書は返してもらえる？個人情報の削除・利用停止を解説

内定辞退後の履歴書は返してもらえる？個人情報の削除・利用停止を解説

内定辞退を考えている方の中には、企業へ提出した書類について不安を感じている方もいるでしょう。

「履歴書は返してもらえる？」

「住所や電話番号は残ったまま？」

「内定辞退した後も個人情報を使われることはある？」

入社するつもりで提出した情報だからこそ、辞退後の扱いが気になりますよね。

今回は、個人情報保護委員会の公表資料をもとに解説します。

内定辞退後、履歴書は必ず返却される？

結論からいうと、個人情報保護法には、企業が受け取った履歴書を必ず返却しなければならないという規定はありません。

個人情報保護委員会のQ&Aでは、不採用となった応募者の履歴書について、個人情報保護法上の返却義務はないと説明されています。

ただし、これは履歴書に含まれる個人情報を企業が自由に使い続けてよいという意味ではありません。

出典：個人情報保護委員会「Q9-20 履歴書の返却と利用停止等」⁠。

個人情報はいつまで保存される？

個人情報保護法では、一般的な個人情報について、一律の保存期間や廃棄期限を定めていません。

一方、個人情報取扱事業者には、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努める義務があります。

ただし、法令によって保存が必要な場合や、合理的な利用目的が残っている場合もあります。

そのため、内定辞退を伝えた直後に、すべての情報が必ず削除されるとは限りません。

出典：個人情報保護委員会「取得した個人情報はいつ廃棄しなければならないか」⁠。

内定辞退後に削除をお願いできる？

企業が保有する個人データについて、利用する必要がなくなった場合など、法律で定められた条件を満たせば、本人は利用停止や消去を請求できる場合があります。

ただし、本人が希望すれば必ず即時削除されるという制度ではありません。

例えば、企業が再応募への対応などのため合理的な期間保有する場合や、法令に基づく保存が必要な場合には、個別の判断が必要です。

企業へ確認するときは、次のような内容を伝えるとよいでしょう。

「内定辞退に伴い、提出した履歴書等の個人情報について、今後の利用目的と保管の必要性をご教示いただけますでしょうか。利用する必要がなくなっている場合は、利用停止または消去についてご案内いただけますと幸いです。」

マイナンバーを提出している場合

入社手続きの一環でマイナンバーを提出している場合は、一般的な履歴書とは別に、番号法などのルールも関係します。

マイナンバーを含む特定個人情報は、利用目的や保管・廃棄について特別な制限があります。

そのため、内定辞退後にどのような目的で保管されているのか、企業へ確認することが大切です。

出典：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」⁠。

企業へ連絡することが怖い場合

「内定辞退を伝えるだけでも怖い」

「そのうえ履歴書のことまで確認するのはつらい」

そんな方もいると思います。

退職サポートDREAMでは、内定辞退の意思を企業へ伝える代行サービスを提供しています。

料金は9,800円（税込）です。

ご相談時には、企業へ提出済みの書類や、現在届いている連絡についても状況をお聞かせください。

なお、個人情報の削除請求に関する法的交渉や紛争の代理を、民間のDREAMが行うものではありません。

必要に応じて提携労働組合へおつなぎできますが、案件によって対応可否は異なります。

まとめ

内定辞退後の履歴書については、個人情報保護法上、企業に一律の返却義務があるわけではありません。

一方、企業が個人データを保有・利用する際には、個人情報保護法に基づくルールがあります。

気になる場合は、返却の可否、利用目的、保管期間、利用停止や消去の手続きについて確認しましょう。

内定辞退の連絡自体が難しい方は、DREAMへご相談ください。

LINEは24時間受付しています。

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